Un Checklist para diseñar informes

Cuando hay que hacer informes la emoción nos puede llevar directamente delante de la pantalla del ordenador, cuando para aprovechar mejor nuestro tiempo deberíamos tener algunas cuestiones claras antes de ponernos a trabajar, por ejemplo, con un Crystal Reports.

A modo de checklist, deberíamos recabar la siguiente información antes de diseñar los informes:

• Conocer a los usuarios (o público objetivo) de nuestros informes. Ayudará a personalizar la visualización del informe.
• Saber la finalidad del informe: Análisis, Comunicados o Exportación a otros entornos
• Identificar las fuentes de datos a utilizar.
• Conocer la plantilla a utilizar, los formatos y elementos estándares que se utilizarán, tales como; títulos, encabezados, pies de página, logotipos, imágenes, numeración de páginas, fechas, etc.
• Identificar los datos que se incluirán en el cuerpo del informe, las columnas de datos que esperan los usuarios identificados.
• Forma de organizar los datos, criterios de orden, agrupamientos, tabulaciones, jerarquías, profundización (drill-down).
• Cálculos o fórmulas a realizar.
• Filtros, parámetros y limitaciones deseadas en el tamaño del resultado.
• Totales, subtotales y operaciones de agregación a utilizar.
• Uso de alertas y formatos condicionales para destacar la información relevante para la organización.